La facturation électronique au service des contrats publics

La réforme des CCAG, un art de l'exécution

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D’ici 2020, la facturation électronique sera obligatoire pour les acteurs du secteur public et leurs fournisseurs.

 

Facturation électronique et contrats publics : un point sur la loi

L’État impose aux collectivités territoriales et à leurs établissements publics d’accepter et d’automatiser la réception des factures d’achat.

Cette mesure est progressive et s’applique depuis le 1er janvier 2017 aux grandes entreprises et collectivités, puis le 1er janvier 2018 aux entreprises de taille intermédiaire ; le 1er janvier 2019 aux petites et moyennes entreprises et le 1er janvier 2020 aux micro-entreprises.

Si vous êtes fournisseur de biens ou de services d’une entité publique française, il va falloir passer à la facture électronique.

 

Quelques règles concernant les factures dématérialisées

Pour que la procédure de facturation électronique soit réglementée, l’État a mis en place le portail Chorus PRO en septembre 2016. Ce portail vous permet d’envoyer et suivre toutes vos factures électroniques gratuitement.

Vous avez le choix entre deux modes de transmission :

Le mode Portail Chorus : saisie manuelle ou dépôt manuel de factures en PDF directement sur le portail Chorus Pro.

Le mode Flux EDI (échange de données informatisé) : envoi de la facture en EDI (DEMAT) de manière automatique via une solution externalisée réalisant l’interfaçage et la transmission des factures entre votre système de gestion et le portail de l’Administration publique. Cette solution vous permet de gagner du temps en évitant les manipulations manuelles. Pour cela, vous devez être équipé d’une solution respectant les normes transcrites par l’AIFE (Agence pour l’informatique financière de l’État).

Vous pouvez actuellement envoyer vos factures électroniques dans trois formats différents : UBL-Invoice ; UN XML/Cross Industry Invoice ; PES facture (format propriétaire de l’État).

Le format EANCOM/EDIFACT n’est cependant pas disponible, même s’il est le plus utilisé commercialement pour la facturation électronique. Pour cette raison, GS1 (organisme mondial œuvrant pour la normalisation des méthodes de codage utilisées dans la chaîne logistique) souhaite pousser l’État à accepter la réception des factures dématérialisées au format EANCOM/EDIFACT.

 

Comment fonctionne une solution de dématérialisation de factures ?

Lorsque vous générez des factures depuis votre ERP, vous ne les imprimez plus. Elles sont déposées dans un répertoire spécifique sous forme de fichier pivot avant d’être transférées sur votre plateforme EDI.

Cette solution de dématérialisation de factures intègre automatiquement ces fichiers et, en fonction du destinataire, les met en forme avant de les acheminer vers votre client. Depuis votre ERP, vous pouvez donc envoyer toutes vos factures directement sur le portail Chorus PRO.

Votre solution de dématérialisation de factures va plus loin, et permet également plusieurs autres actions.

L’archivage automatique de la copie du document dans un coffre-fort électronique à valeur probante pendant dix ans, comme l’exigent les normes AIFE.

La plateforme choisie peut également contrôler la distribution des factures et vous communiquer un compte-rendu des erreurs de distribution (adresse rejetée, NPA, absence de mention obligatoire…) ;

Vous pouvez avoir la possibilité d’émettre à nouveau ou de supprimer les documents à problèmes ;

La solution de dématérialisation doit vous permettre de suivre, piloter et tracer la distribution de toutes vos factures.

 

Les avantages de la facturation électronique

La facturation électronique au service des contrats publics comporte des avantages non négligeables autant pour les fournisseurs que pour les organismes publics. Citons les principaux.

Diminution des coûts administratifs : suppression du papier, de l’affranchissement…

Réduction des coûts d’archivage : suppression du stockage physique, utilisation d’un espace de stockage électronique.

Optimisation du processus de facturation : rapidité de traitement, réduction des erreurs de saisie, sécurisation de l’information…

Gain de temps : suppression de la ressaisie et de la manipulation papier, envoi automatique des factures si vous choisissez l’EDI…

Meilleur suivi de la facturation : centralisation des données, traçabilité des factures, visibilité directe des opérations de facturation en cours…

La dématérialisation des factures vous permettra également d’améliorer les échanges avec vos partenaires en réduisant notamment les litiges et de renforcer votre image en montrant une entreprise éco-responsable qui cultive la culture zéro papier.

 

Pourquoi faire appel à un prestataire ?

Vous pouvez très bien saisir manuellement toutes vos factures sur le Portail Chorus PRO, mais cette solution reste tout de même très chronophage. Si vous choisissez un prestataire spécialisé dans la dématérialisation de factures, votre facturation électronique se fera automatiquement.

Une telle solution vous permet non seulement de gagner beaucoup de temps, mais aussi de limiter les erreurs de saisie. Vous pouvez utiliser une seule interface pour cette manipulation au lieu de jongler entre plusieurs écrans. La gestion de toutes vos factures se fait directement sur votre plateforme

Il vous faudra choisir une solution EDI interconnectée avec le portail Chorus PRO factures fournisseurs, mais également conforme aux normes de l’AIFE. Un vrai expert saura vous proposer la bonne solution qui correspond à vos besoins.

Votre facturation électronique sera ainsi plus simple et plus rapide !

*Edito solution Tenor eDemat, la plateforme de dématérialisation de factures entièrement développée par Tenor EDI Services, est interconnectée au portail Chorus PRO. Notre solution vous permet de générer vos factures électroniques directement depuis votre ERP, en suivant les procédures légales et en respectant les directives du Code général des impôts. eDemat comporte toutes les options d’archivage et de gestion de factures sortantes dont vous aurez besoin pour déposer vos documents électroniques sur le portail Chorus PRO.

 

Pour plus d’informations sur le sujet, retrouvez Jean-Antoine Millet lors de notre conférence d’actualité Réussissez la dématérialisation de vos achats publics les les 12 et 13 octobre à Paris.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][dt_quote]Marion Bedic
Responsable marketing
Tenor EDI Services

 

 

Jean-Antoine Millet
Service commercial
Tenor EDI Services

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